Automation Workflow Setup

1. Cartographier avant d'automatiser

| Tâche répétitive | Fréquence | Temps unitaire | Temps mensuel | Automatisable ? | | --- | --- | --- | --- | --- | | Relance de devis | 10x/mois | 8 min | 80 min | Oui | | Rapport client | 6x/mois | 45 min | 270 min | Partiellement | | Réponse aux demandes entrantes | 30x/mois | 5 min | 150 min | Première réponse seulement | | Sauvegarde des rushes | 4x/mois | 20 min | 80 min | Oui |

Règle : automatisez d'abord la tâche la plus coûteuse en temps, pas la plus amusante à automatiser.

2. Anatomie d'un scénario

DÉCLENCHEUR (événement) 
  → CONDITION (filtre) 
    → ACTIONS (1 à 3 maximum) 
      → NOTIFICATION (humain informé) 
        → JOURNALISATION (trace)

3. Scénarios prioritaires

Nouveau lead

• →Déclencheur : formulaire envoyé
• →Actions : création de la fiche CRM, email de confirmation, notification interne, tâche de rappel à J+2

Devis en attente

• →Déclencheur : statut « envoyé » depuis 7 jours
• →Actions : email de relance, notification au responsable, seconde relance à J+14, puis passage en « perdu » à J+30

Contenu validé

• →Déclencheur : validation client
• →Actions : passage en « à publier », programmation, notification à l'équipe

Rapport mensuel

• →Déclencheur : 1er du mois, 06h00
• →Actions : agrégation des données, génération du document, envoi au responsable pour relecture

4. Règles de sécurité

• →Toute automatisation qui écrit des données vérifie l'identité de l'appelant.
• →Clé d'idempotence sur chaque envoi d'email pour éviter les doublons.
• →Aucune donnée sensible dans les journaux.
• →Un secret par intégration, stocké côté serveur uniquement.

5. Gestion des erreurs

| Type d'erreur | Comportement attendu | | --- | --- | | Service externe indisponible | 3 tentatives espacées, puis alerte | | Donnée manquante | Arrêt propre + notification, jamais d'envoi partiel | | Doublon détecté | Ignorer silencieusement et journaliser | | Échec répété | Désactivation du scénario + alerte immédiate |

6. Journalisation & audit

• →Chaque exécution consigne : date, déclencheur, résultat, durée.
• →Conservez 90 jours d'historique minimum.
• →Revue mensuelle : taux d'échec, scénarios inutilisés à supprimer.

7. Ce qu'il ne faut jamais automatiser

• →La première réponse commerciale personnalisée à un prospect chaud.
• →La validation créative.
• →Les messages de condoléances, d'excuses ou de gestion de crise.
• →La facturation sans relecture humaine.

Checklist de mise en production

• →[ ] Scénario testé avec des données réelles
• →[ ] Comportement en cas d'échec défini
• →[ ] Notification humaine prévue
• →[ ] Journalisation active
• →[ ] Responsable identifié
• →[ ] Procédure de désactivation d'urgence connue